Guide

Réussir l’Audit Qualiopi haut la main, c’est possible !

Tu veux passer l’audit Qualiopi en autonomie, sans dépendre d’un consultant qui va te facturer 8 000€ pour lire le Référentiel National Qualité à ta place ?

Tu es au bon endroit.

On a tous déjà eu ce moment : tu regardes le référentiel Qualiopi (120 pages), les 32 indicateurs, et tu te dis « c’est impossible sans aide ».

Spoiler : c’est faux. 70 — 75% des organismes de formation réussissent du premier coup. La majorité l’a fait en autonomie (aucun jugement si tu veux un accompagnement, mais sache que c’est pas obligatoire).

Vision d’ensemble

Les 3 phases de ton audit (survol)

Avant de rentrer dans les détails, prends 2 minutes pour comprendre la big picture. L’audit Qualiopi, c’est 3 phases. Toujours.

PhaseDuréeTon état d’espritCe que tu fais
Avant4-8 semaines« Je me prépare »Constituer le dossier + organiser les preuves
Pendant1-3 jours« Je prouve ma conformité »Répondre aux questions + montrer preuves
Après2-4 semaines« J’attends puis je corrige si NC »Recevoir le rapport + plan d’action si besoin

Avant : c’est la phase la plus importante.

Tu constitues ton dossier, tu organises tes preuves. 80% du succès se joue ici.

Pendant : l’auditeur vérifie que tu as bien fait le travail de préparation.

Pas de panique : il ne cherche pas à te piéger (comme choisir un notaire : ils font tous pareil, mais tu vas quand même lire 47 avis Google).

Après : tu reçois le rapport. 3 issues possibles (on verra ça en détail).

Si non-conformité mineure, tu corriges en 15 jours moyenne (spoiler : la majorité corrige en 15 jours, parce que personne n’a envie de vivre avec ça pendant 3 mois).

Maintenant qu’on a la vue d’ensemble, détaillons phase par phase. Prêt ?

Avant l’audit (4 à 8 semaines) : ta checklist autonomie

Étape  1

Obtenir ton NDA (Numéro Déclaration Activité)

Car sans NDA, pas d’audit Qualiopi

Prévois quand même 2 à 4 semaines C’est chiant, mais c’est le passage obligé. Une fois que tu l’as, tu respires.

Et si t’as aucune idée de comment t’y prendre on a faire un guide pas à pas. Tu connais la chanson…

Obtenir ton NDA étape par étape

Étape  2

Choisir ton certificateur

Il y a plus d’une vingtaine certificateurs agréés par le COFRAC.

C’est un peu comme choisir un notaire : ils font tous pareil. Prends celui qui a les meilleurs délais dans ta région.

Comment choisir son certification

Étape  3

Comprendre les 7 critères RNQ (c’est LE cœur)

Le référentiel Qualiopi, sur le papier, c’est 7 critères et 32 indicateurs. Dit comme ça, ça fait un peu peur.

C’est surtout du bon sens : est-ce que tu expliques clairement ce que tu proposes ? Est-ce que tu sais ce que tes apprenants doivent savoir faire à la fin ? Est-ce que t’as les bons outils, les bons supports, les bonnes personnes ? Et est-ce que tu prends le temps de t’améliorer au fil des formations ?

Si tu coches ça, t’as déjà compris l’esprit de Qualiopi.

Critère 1

Dire ce que tu fais (clairement)

Sois transparent : ton site ou tes plaquettes doivent afficher les infos clés (programme, durée, prix, accessibilité handicap, taux de réussite…).

Exemple de preuves

Site web, plaquette, livret d’accueil

Critère 2

Concevoir une offre qui sert vraiment tes clients

Fais une analyse des besoins et définis des objectifs clairs et atteignables.

Justificatifs acceptées

Grilles d’analyse, objectifs SMART, scénarios pédagogiques, référentiels RNCP

Critère 3

Bien accueillir et suivre tes apprenants

Du premier contact au bilan final, montre que tu t’occupes bien de tes apprenants : suivi de l’assiduité, prévention des abandons, accompagnement personnalisé.

Exemple de pièces à fournir

Livrets d’accueil, feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction

Critère 4

Avoir les bons outils et les bonnes ressources

Matériel, équipe, outils en ligne… Tu dois prouver que tout est adapté pour délivrer une formation de qualité.

Justificatifs admissibles

Inventaire du matériel, contrats de sous-traitance, registre d’accessibilité, plateforme LMS

Critère 5

Des formateurs compétents (et pas juste sur le papier)

Tes formateurs doivent être qualifiés ET se former en continu (eux aussi).

Preuves possibles

CV, diplômes, plan de formation interne, entretiens pro

Critère 6

Rester à la page

Veille légale, techno, pédagogique, sectorielle… Bref, montre que tu sais ce qui se passe dans ton domaine et que tu t’adaptes.

Cas de preuves reconnues

Abonnements, conférences, comptes rendus de veille

Critère 7

S’améliorer en continu

Écoute tes apprenants, tes financeurs, tes clients, et corrige ce qui doit l’être.

Éléments de preuve valides

Questionnaires à chaud et à froid, registre des réclamations, plans d’action.

Tu veux creuser davantage le Référentiel National Qualité ?

Tout savoir sur le référentiel Qualiopi

Pendant l’audit (1-3 jours) : ce qui se passe vraiment

Entre 1 et 3 jours selon la taille de ton Organisme de Formation.

Voici exactement ce qui va se passer. Pas pour te stresser, mais pour que tu saches à quoi t’attendre. Parce que l’inconnu, ça fait peur. Le connu, beaucoup moins.

Matin (09h-12h30) :

09h00 : Réunion ouverture (30 min)

09h30 : Examen documentaire (2-3h)

Toi pendant ce temps : tu attends, tu stresses, c’est normal

Midi (12h30-13h30) :

Déjeuner informel (observation discrète par auditeur)

Conseil : reste naturel, accueillant, mais ne parle PAS de l’audit

Après-midi (13h30-17h00) :

13h30 : Entretiens terrain (2-3h) – Phase cruciale

16h30 : Débriefing préliminaire (30 min)

Tu veux en savoir plus,
avec un découpage plus précis ?

Comment se passe l’audit Qualiopi

Après l’audit Qualiopi :
les 3 issues possibles (2-4 semaines)

Rapport reçu. C’est le moment de vérité. 3 issues possibles. Voici les chiffres réels (pas du bullshit marketing).

± 70 — 75%

Conformité totale : GG, t’as réussi !

Ce que ça signifie :

  • Aucune Non-Conformité (NC) détectée
  • Certificat envoyé, validité 3 ans
  • Prochaine étape : Surveillance à 18 mois

Bien joué, t’as réussi.

Et si tu l’as fait en autonomie. Respect. Maintenant, maintiens la conformité pendant 3 ans (on a des ressources pour ça).

± 20 — 25 %

Non-Conformité mineure : certif accordée, juste un ajustement

  • Indicateur partiellement rencontré
  • Certification ACCORDÉE sous condition correction
  • Délai officiel 3 mois (mais la majorité corrige en 15 jours)
  • Stat clé : Résolution moyenne 15 jours

Exemples de NCm typiques :

Document manquant (questionnaire satisfaction pas envoyé)

Information incomplète site web

Preuve non datée

Une NCm, c’est PAS un échec. 1 OF sur 4 en a. C’est juste un ajustement. La majorité corrige en 15 jours parce que c’est souvent documentaire (un doc qui manque, pas un processus à refaire). Tu as 3 mois, mais fais-le maintenant.

Plan d’action

1

Identifie exactement ce qui manque (rapport auditeur)

2

Crée/corrige le document manquant

3

Envoie preuve correction à certificateur

Attends validation (généralement 1-2 semaines)

± 5 %

Non-Conformité Majeure : refus initial, mais rattrapable

  • Qualité formation remise en cause
  • Certification REFUSÉE à ce stade
  • Correction obligatoire puis re-candidature
  • Rare (5%) mais pas irréversible

Erreurs classiques

Absence totale plan pédagogique

Aucun plan développement compétences formateurs

Processus qualité inexistant

Plan d’action

1

Comprends la cause racine (pas juste le symptôme)

2

Mets en place le processus/document manquant

3

Teste en interne 1-2 mois

4

Re-candidature audit

Cette fois, tu réussis (tu connais le processus)

Oui, c’est chiant. Oui, ça retarde de 3 à 6 mois. Mais c’est pas la fin du monde. Les 5% qui ont une NCM, la majorité réussit au 2ème audit. Parce qu’ils savent ce qu’il faut corriger.

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Questions essentielles

Et les réponses qui vont avec…

C’est vraiment possible de réussir l’audit Qualiopi sans consultant ?

Oui. 70-75% réussissent du premier coup. La majorité l’a fait en autonomie ou avec accompagnement léger. Tu as besoin de rigueur + bonnes ressources (qu’on te donne gratuitement).

Combien de temps de préparation réaliste ?

3-6 mois idéal. Minimum 2 mois si tu es déjà bien organisé. 4 semaines = trop court (risque échec).

Quel budget total audit Qualiopi sur 3 ans ?

De 1 500 à 5 000€ HT (audit initial + surveillance + renouvellement). Sans consultant.

Avec consultant : ajoute 5 000 à 15 000€.

Par quoi je commence concrètement ?
  1. Obtenir ton NDA (si pas déjà fait)
  2. Lire le guide complet certification Qualiopi
  3. Choisir un certificateur + demander devis
  4. Lire 1 critère/semaine pendant 7 semaines
  5. Commencer organisation preuves
Quelle est l’erreur n°1 qui fait échouer ?

L’improvisation. Les 5% qui échouent = ceux qui ont attendu le dernier moment. Prévois : 3 à 6 mois avant audit

L’auditeur est-il là pour me piéger ?

Non. Son job = vérifier conformité, pas te faire échouer. Avec bonne préparation, ça se passe bien.

Que faire si non-conformité détectée ?

S’il y a des NCm (non-conformité mineures) (1 cas sur 4) = tu corriges en 3 mois (en moyenne c’est plutôt 2 semaines). S’il y a des Non Conformité Majeures (NCM) = tu corriges puis re-audit.

Tu ne seras jamais bloqué définitivement.

Prêt à passer ton audit en autonomie ?

Tu as maintenant la roadmap complète. Tu sais exactement ce qui va se passer et tu as toutes les ressources pour réussir en autonomie.

La majorité réussit. Avec les bons outils (qu’on te donne), tu rejoins cette stat’ qui joue plutôt en ta faveur. Sans payer 8k€ à un consultant.

La vérité c’est que ça demande quand même du boulot. C’est rébarbatif. C’est long. C’est parfois frustrant. Mais c’est accessible. Et le ROI est positif (accès financements publics = développement commercial).

Et surtout : tu seras AUTONOME. Et ça, ça n’a pas de prix.

Prêt à passer ton audit en autonomie ? Tu as toutes les cartes en main. Les guides Owlic, sont dans ta boîte à outils. Utilise-les. Partage-les. Et quand tu auras réussi (parce que tu vas réussir), reviens partager ton retour d’expérience. Pour aider les suivants. C’est ça, l’entraide.

Maintenant, à toi de jouer. On est de tout cœur avec toi !