Sommaire
- Interne, externe, freelance, sous-traitant : qui est qui (et pourquoi c’est pas si simple)
- L’indicateur 21 se fiche de ton statut (et c’est le point clé)
- Ce qui change quand ton formateur n’est pas sur ta fiche de paie
- Interne vs externe, indicateur par indicateur
- Portage salarial, formateur occasionnel, transition de statut : les zones grises que personne n’explique
- Comment ne pas courir après tes dossiers à J-2 de l’audit
- Conclusion
Critère 5
Formateur interne ou intervenant externe : mêmes exigences Qualiopi, pas les mêmes preuves
L’auditeur est là depuis deux heures. Il lève les yeux de ton dossier, pointe une ligne du planning, et pose sa question. Tu te retournes vers ton collègue avec un regard qui dit « euh… bonne question ».
(Aucun jugement, on a tous déjà répondu « oui oui, les dossiers formateurs sont à jour » en croisant les doigts très fort.)
Ce que ton auditeur essaie VRAIMENT de te dire
« Et ce formateur-là, il est interne ou externe ? »
Traduction : « Je cherche pas son statut, je cherche la preuve qu’il sait faire. »
Et c’est là que tout se joue. La vraie question n’est pas une histoire de statut. C’est : les exigences Qualiopi sont-elles les mêmes pour un formateur interne et un intervenant externe ?
Ce que dit le Référentiel National Qualité : sur les compétences, il ne distingue pas le formateur interne de l’intervenant externe. L’indicateur 21 vise explicitement les intervenants « internes et/ou externes ». Ce qui change, c’est la FORME : le type de preuves, les contrats, la documentation. Et un indicateur, le 22, ne parle que de tes salariés. On y vient.
On va voir exactement ce qui est pareil, ce qui diffère, et les zones grises que personne n’explique. Avec un tableau comparatif clair, des cas concrets, et un plan d’action pour ne plus jamais courir après les CV à 48 h de l’audit.
Interne, externe, freelance, sous-traitant : qui est qui (et pourquoi c’est pas si simple)
On a tous déjà eu ce formateur freelance génial qui anime comme personne, mais dont personne dans l’équipe qualité n’a le CV à jour, ni le contrat signé, ni la moindre preuve de compétence documentée. Il est excellent. Mais pour Qualiopi, il existe pas.
Avant de plonger dans les exigences, clarifions qui est qui. Parce que la confusion commence souvent là.
Formateur interne
Il a un contrat de travail avec ton organisme de formation. CDI, CDD, peu importe. Il est sur ta fiche de paie. Il a un lien de subordination avec toi. Tu décides de son planning, de ses missions, de ses horaires. Il est salarié. Point.
Intervenant externe
C’est tout le reste. Pas de contrat de travail. Pas de lien de subordination. Il intervient chez toi via un contrat de prestation de services. Il facture. Il est autonome. Il gère son agenda. Tu achètes une prestation, pas du temps de travail.
Jusque-là, c’est clair. Sauf que sous « intervenant externe », tu trouves plein de sous-catégories :
- Le sous-traitant : formateur ou organisme de formation qui prend en charge une partie de ta prestation pour ton compte
- Le freelance : formateur indépendant (micro-entrepreneur, EURL, SASU) qui intervient ponctuellement
- L’auto-entrepreneur : statut spécifique de freelance avec régime fiscal simplifié
- Le formateur en portage salarial : salariée d’une société de portage qui facture ta structure (ni vraiment interne, ni vraiment externe, on y reviendra)
Pourquoi cette distinction compte pour Qualiopi ? Parce que la documentation attendue n’est pas la même. Un interne, tu le gères via le droit du travail (entretien annuel, formation continue, etc.). Un externe, tu le gères via le droit commercial (contrat, contrôle qualité, sous-traitance).
En résumé simple :
- Interne = CDI/CDD avec l’OF → Critère 5 (indicateurs 21 et 22 s’appliquent)
- Externe = Contrat de prestation → Critère 5 (indicateur 21) + Critère 4 (indicateur 27 si sous-traitance)
Maintenant qu’on sait qui est qui, voyons ce que Qualiopi exige de chacun. Spoiler : le fond est le même.
L’indicateur 21 se fiche de ton statut (et c’est le point clé)
Stat qui fait mal : 53 % des organismes certifiés déclarent que Qualiopi a modifié leurs pratiques générales. Et 33 % citent des effets sur le suivi pédagogique de leurs formateurs. (Source : enquête ECQ de la DARES, 6 500 organismes de formation et CFA répondants, collecte de juin à septembre 2023.)
Le suivi des formateurs arrive donc en deuxième position des effets cités. C’est pas un détail administratif. Et c’est exactement ce que les auditeurs traquent.
Le critère 5 de Qualiopi, c’est « Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ». Il porte deux indicateurs, et ils n’ont pas le même périmètre. Le 21 s’applique à TOUS les acteurs qui contribuent aux formations, son libellé le dit : « les compétences des différents intervenants, internes et/ou externes ». Le 22, lui, ne parle que de tes salariés. C’est cette asymétrie que presque personne ne relève, et c’est elle qui décide de ce que tu montres en audit.
Indicateur 21
Déterminer, mobiliser et évaluer les compétences des acteurs
Cet indicateur exige que ton organisme soit capable de prouver que chaque personne qui anime une formation a bien les compétences pour le faire. Ça se décline en deux types de compétences :
Compétences métier
L’expertise technique du formateur. Il sait de quoi il parle ? Il a l’expérience du sujet ?
Preuves attendues :
- CV détaillé
- Diplômes
- Certifications
- Années d’expérience terrain
- Références clients
Compétences pédagogiques
La capacité à transmettre. Savoir faire, c’est bien. Savoir faire faire, c’est mieux.
Preuves attendues :
- Diplôme en pédagogie
- Certifications formateur (CAFOC, FPA)
- Expérience animation documentée
- Évaluations apprenants
(Genre le CV Word de 2018 avec la photo en basse résolution et « 3 ans d’expérience » qui en fait en sont 7 maintenant. Ça compte pas comme preuve à jour.)
Peu importe que ton formateur soit salarié ou freelance : tu dois pouvoir documenter ses compétences. CV récent. Diplômes. Évaluations de ses prestations. Retours apprenants. Tout ça doit être dans un dossier accessible, à jour, et cohérent avec les formations qu’il anime.
Indicateur 22
Entretenir et développer les compétences de ses salariés
C’est ici que la symétrie s’arrête, et c’est le point que presque tout le monde rate. Le libellé, mot pour mot :
Ce que dit Qualiopi
« Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre. »
Ses salariés. Là où l’indicateur 21 écrit noir sur blanc « internes et/ou externes », le 22 ne parle que de ton personnel. Le niveau attendu le confirme : « démontrer la mobilisation des différents leviers de formation et de professionnalisation pour l’ensemble de son personnel ».
Traduction Owlic
Ton freelance n’entre pas dans ton plan de développement des compétences. Ce serait absurde, d’ailleurs.
Tu ne formes pas un prestataire, tu l’achètes déjà formé.
Et ce serait une erreur d’en conclure à une dispense. C’est le piège symétrique, aussi coûteux que le premier. Ce que le 22 fait pour ton salarié, deux autres indicateurs le font pour ton externe :
- L’indicateur 21 exige une évaluation des compétences initiale et régulière. Régulière : un CV de 2019 ne passe pas mieux pour un freelance que pour un salarié.
- L’indicateur 27, dès qu’il y a sous-traitance, te fait contrôler la qualité de sa prestation dans la durée.
Pour les formateurs internes (salariés)
Plan de développement des compétences, formations suivies, entretiens professionnels annuels, certifications renouvelées. Dans le dossier RH classique.
C’est l’indicateur 22 qui parle.
Pour les intervenants externes
Tu ne développes pas leurs compétences, tu vérifies qu’ils les entretiennent. Formation continue suivie ? Veille métier documentée ? Certifications renouvelées ? Retours sur leurs prestations analysés ?
Ce sont les indicateurs 21 et 27 qui parlent.
(Si tu es seul, sans salarié : le référentiel prévoit le cas, les prestataires indépendants démontrent leur propre démarche de formation continue.)
L’auditeur veut voir des compétences tenues à jour dans les deux cas, et il ne se contentera pas de moins sur un externe. Mais l’indicateur au titre duquel il te le demande n’est pas le même, et sortir « indicateur 22 » sur un dossier de freelance, c’est répondre à côté de la question posée.
Deux paperasses différentes, donc, et deux indicateurs différents. Le niveau de rigueur, lui, ne bouge pas.
Si t’as des intervenants externes, y’a des trucs en plus à gérer. Et c’est là que ça se complique.
Ce qui change quand ton formateur n’est pas sur ta fiche de paie
Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant qui intervient sur une action CPF DOIT être certifié Qualiopi. Pas « devrait ». Pas « c’est recommandé ». DOIT. Exception : micro-entrepreneurs sous 77 700 EUR de CA annuel. Si tu bosses avec des externes non certifiés sur du CPF, tu es en infraction. Maintenant.
Quand ton formateur est externe, quatre obligations supplémentaires apparaissent. Passons-les en revue sans jargon.
1 Le NDA est obligatoire (sauf exceptions précises)
Le NDA, c’est le Numéro de Déclaration d’Activité. Un formateur externe qui exerce de manière régulière et habituelle doit être déclaré auprès de la DREETS. Sans NDA, il n’existe pas légalement comme acteur de la formation professionnelle.
(Un peu comme le permis de conduire : tu peux rouler sans pendant un moment, mais le jour du contrôle, ça pique.)
Exception importante
Un expert qui intervient ponctuellement sur un sujet très spécifique, sans responsabilité pédagogique globale, peut ne pas avoir de NDA. Mais attention : « ponctuel », ça veut dire 1 ou 2 interventions courtes par an. Pas 15 jours de formation répartis sur 6 mois.
2 Certification Qualiopi obligatoire pour sous-traitants CPF
Depuis le 1er avril 2024, tout formateur ou organisme qui intervient en sous-traitance sur une action financée par le CPF doit être certifié Qualiopi. C’est pas négociable : ça vient du décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023.
Exception : les sous-traitants au régime micro dont le CA annuel est inférieur à 77 700 EUR HT. En dessous de ce seuil, ils peuvent intervenir en sous-traitance CPF sans Qualiopi.
Ça change quoi pour toi ? Si tu utilises des intervenants externes sur des formations CPF, vérifie :
Sont-ils micro-entrepreneurs sous 77 700 EUR ? → Pas d’obligation Qualiopi
Dépassent-ils ce seuil ou sont-ils en société (EURL, SASU, SARL) ? → Certification Qualiopi obligatoire
Pas de certification = pas le droit de sous-traiter du CPF = infraction constatée lors de l’audit.
3 Contrat de prestation écrit et détaillé
Avec un salarié, tu as un contrat de travail. Avec un externe, tu DOIS avoir un contrat de prestation écrit. Pas un simple mail « OK pour la formation du 12 mars ».
Un contrat en bonne et due forme avec :
- Contenu de la prestation : quels modules, quels objectifs, quel programme
- Modalités d’intervention : dates, durée, lieu, format (présentiel, distanciel, hybride)
- Suivi pédagogique : qui évalue les apprenants ? Qui fait le suivi post-formation ?
- Tarification : montant, modalités de paiement, facture
- Responsabilités respectives : qui fait quoi, qui est responsable de quoi
Sans contrat écrit détaillé, c’est une non-conformité directe en audit.
4 Indicateur 27 : contrôle de la conformité du sous-traitant
L’indicateur 27, c’est le contrôle qualité que tu dois exercer sur tes sous-traitants. Tu ne peux pas juste dire « je fais confiance, il est bon ».
Tu dois prouver que tu as vérifié :
La conformité réglementaire de ton sous-traitant (NDA, Qualiopi si CPF)
Ses compétences (CV, diplômes, références)
La qualité de ses prestations (évaluations apprenants, retours terrain)
Son respect des pratiques pédagogiques de ton OF
Responsabilité clé : même si c’est un intervenant externe qui anime, c’est TOI (l’organisme donneur d’ordre) qui reste responsable de la qualité de la prestation aux yeux de Qualiopi. C’est exactement le piège de la délégation d’audit : déléguer l’animation ne délègue jamais la responsabilité.
À retenir :
- Externe sans NDA → Non-conformité
- Externe CPF sans Qualiopi (hors exception micro-entrepreneur) → Infraction
- Pas de contrat écrit → Non-conformité
- Organisme ne contrôle pas ses sous-traitants → Non-conformité sur indicateur 27
OK, on a les règles. Maintenant, mettons tout ça côte à côte dans un tableau clair.
Interne vs externe, indicateur par indicateur
Voilà le tableau que personne n’a fait jusqu’ici. On compare tout, indicateur par indicateur. Imprime-le. Colle-le au mur. C’est LE document qui va te sauver en audit.
| Critère / Indicateur | Formateur interne (salarié) | Intervenant externe (prestataire) |
|---|---|---|
| Indicateur 21 : Compétences des acteurs | CV + diplômes + évaluations internes + entretiens annuels | CV + diplômes + contrat de prestation + évaluation documentée initiale et régulière |
| Indicateur 22 : Développement des compétences | Applicable : plan de développement des compétences + formations suivies + veille documentée | Non applicable : le libellé vise « ses salariés ». L’entretien des compétences d’un externe se prouve au titre du 21 et du 27 |
| NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) | Non requis (salarié de l’OF) | Obligatoire (sauf intervention ponctuelle limitée sans responsabilité pédagogique) |
| Certification Qualiopi | Via l’OF employeur | Obligatoire si intervention sur action CPF depuis avril 2024 (sauf micro-entrepreneur < 77 700 EUR CA) |
| Contrat | Contrat de travail (CDI/CDD) | Contrat de prestation écrit détaillé (contenu, modalités, suivi, tarif) |
| Indicateur 27 : Contrôle sous-traitance | Non applicable | Applicable : l’OF donneur d’ordre doit contrôler conformité réglementaire + qualité prestation |
| Évaluation annuelle | Entretien professionnel obligatoire | Questionnaire / bilan formalisé + retours apprenants analysés |
| Responsabilité qualité | L’OF employeur | L’OF donneur d’ordre (tu restes responsable même si c’est un externe qui anime) |
| Documentation minimale requise | CV à jour + fiches évaluations + plan formation + entretiens annuels | CV à jour + contrat prestation + NDA + évaluations + attestation Qualiopi (si CPF) + retours documentés |
La question du début, « il est interne ou externe ? », se répond maintenant ligne par ligne.
Points clés à retenir du tableau :
La responsabilité qualité reste TOUJOURS chez l’organisme donneur d’ordre. Même si c’est un freelance qui anime ta formation, c’est TOI qui es audité sur la qualité de la prestation.
La documentation est plus lourde pour les externes (contrat + NDA + contrôle sous-traitance), mais le niveau d’exigence sur les compétences est strictement identique. Un formateur externe médiocre, c’est aussi grave qu’un formateur interne médiocre pour Qualiopi.
Le tableau est clair pour les cas simples. Mais y’a des situations où même les experts hésitent.
Portage salarial, formateur occasionnel, transition de statut : les zones grises que personne n’explique
(Le portage salarial, c’est le ni oui ni non du droit de la formation : t’es salarié mais pas vraiment, externe mais pas tout à fait, et l’auditeur est aussi perdu que toi.)
Les situations franches, on vient de les voir. Mais dans la vraie vie, tu croises des cas limites. Trois zones grises récurrentes méritent qu’on les décode.
Zone grise n°1
Le formateur en portage salarial
Le portage salarial, c’est un statut hybride. Ton formateur est salarié… d’une société de portage (genre ITG, 2iportage, etc.). Mais pour ton organisme de formation, il est prestataire. Alors, interne ou externe ?
Réponse simple : pour TON organisme, il est externe. Point.
Pourquoi ?
Parce qu’il n’a pas de contrat de travail avec toi. La relation contractuelle entre ton OF et le formateur en portage, c’est un contrat commercial. La société de portage te facture. Le formateur n’est pas sur ta fiche de paie.
En pratique, tu dois :
Traiter le formateur en portage comme un intervenant externe
Demander le contrat commercial avec la société de portage
Vérifier les compétences du formateur (CV, diplômes, évaluations)
Si intervention CPF : vérifier que le formateur (ou la société de portage) est bien certifié Qualiopi
Zone grise n°2
Le formateur occasionnel vs régulier
« Il vient qu’une fois par an, j’ai vraiment besoin de tout documenter comme les autres ? »
Oui.
L’indicateur 21 ne fait pas de distinction entre formateur occasionnel et régulier. Dès qu’une personne intervient dans un parcours de formation, ses compétences doivent être documentées. Même si c’est pour 2 heures. Même si c’est une seule fois dans l’année.
Ce qui peut varier : le niveau de détail du suivi post-intervention. Un formateur qui anime 200 jours/an chez toi, tu vas l’évaluer régulièrement. Un expert qui vient 1 fois faire un témoignage de 3 heures, tu peux te contenter d’une évaluation initiale + retour des apprenants.
Mais le dossier de base (CV, compétences, contrat si externe) reste obligatoire pour tous.
Zone grise n°3
Transition salarié → prestataire
Cas classique : ton formateur salarié devient freelance. Il passe de CDI à micro-entrepreneur, mais continue d’animer les mêmes formations chez toi. Qu’est-ce qui change ?
Tout.
Administrativement et juridiquement, c’est un changement complet :
- Le contrat de travail se termine (rupture conventionnelle, démission, etc.)
- Un contrat de prestation doit être signé
- Le formateur doit obtenir son NDA s’il n’en a pas
- Si tu fais du CPF : il doit se certifier Qualiopi (sauf s’il reste micro-entrepreneur sous 77 700 EUR)
- Tu dois refaire toute la documentation : nouveau CV, nouvelle évaluation formalisée, nouveau dossier « intervenant externe »
Ne fais JAMAIS l’erreur de considérer que « rien ne change, c’est la même personne ». Aux yeux de Qualiopi, ce n’est plus du tout la même relation contractuelle.
Zone grise n°4
L’expert ponctuel sans NDA
Tu veux faire intervenir un expert métier hyper pointu pour un témoignage de 2 heures. Il n’est pas formateur de métier. Il n’a pas de NDA. C’est possible ?
Oui, MAIS sous conditions strictes :
- Intervention très limitée en volume (quelques heures max dans l’année)
- Pas de responsabilité pédagogique globale (il témoigne, il n’anime pas le module complet)
- Tu restes le responsable pédagogique de la séquence
- Tu documentes quand même ses compétences (expertise métier justifiée)
Si l’expert intervient régulièrement, s’il anime des modules complets, s’il a une vraie responsabilité pédagogique : il doit avoir un NDA. Point.
Zone grise décodée :
- Portage salarial → Traiter comme externe
- Occasionnel → Mêmes exigences documentaires que régulier (seul le suivi peut être allégé)
- Transition statut → Refaire toute la doc, nouveau contrat, vérifier NDA + Qualiopi
- Expert sans NDA → Possible MAIS intervention limitée et pas de responsabilité pédagogique
Zones grises décodées. Maintenant, comment tenir tes dossiers à jour sans courir à J-2 de l’audit.
Conclusion
La réponse à la question de départ est claire : oui, Qualiopi attend le même niveau de compétence d’un salarié et d’un freelance. L’indicateur 21 vise nommément les intervenants « internes et/ou externes ». Compétences métier, compétences pédagogiques, évaluation initiale et régulière : aucune différence d’exigence.
Un seul indicateur fait exception, et il vaut mieux le savoir avant l’audit que pendant : l’indicateur 22 ne vise que tes salariés. Pour un externe, c’est le 21 et le 27 qui portent l’entretien des compétences. Même exigence, autre case.
Ce qui change, c’est la FORME de la documentation. Un formateur externe nécessite plus de paperasse : NDA, contrat de prestation détaillé, certification Qualiopi si CPF (depuis avril 2024, sauf micro-entrepreneurs sous 77 700 EUR), contrôle qualité via l’indicateur 27. Mais le niveau d’exigence sur la qualité reste identique.
Les zones grises existent (portage salarial, formateur occasionnel, transition de statut, expert ponctuel), mais elles ont toutes des réponses claires. Portage = externe. Occasionnel = mêmes exigences doc. Transition = refaire toute la doc. Expert ponctuel sans NDA = possible sous conditions strictes.
Le tableau comparatif de la section 4, c’est ton meilleur allié. Imprime-le. Diffuse-le à ton équipe. C’est THE document qui clarifie tout d’un coup d’œil.
Le remède tient en quatre choses : un tableau de suivi clair, des contrats à jour, 30 minutes par mois de maintenance documentaire, et une checklist différenciée interne/externe que tu appliques sans négocier.
T’as deux choix : continuer à improviser la gestion de tes formateurs et croiser les doigts à chaque audit, ou poser un process clair cette semaine pour ne plus jamais avoir à faire du damage control la veille. Faut commencer maintenant.
Le prochain audit Qualiopi, c’est dans combien de mois ? Divise par 2. C’est le temps que t’as réellement pour mettre tes dossiers formateurs à jour. Pas demain. Aujourd’hui.
Maintenant, action.
Comment ne pas courir après tes dossiers à J-2 de l’audit
Moment cash numéro 3 : mettre à jour les dossiers de 10 intervenants externes, ça prend pas 2 heures. Ça prend 2-3 semaines. Entre les relances pour les CV, les vérifications NDA, les contrats à rédiger et les évaluations à formaliser. Commence maintenant, pas 3 semaines avant l’audit.
Anticiper coûte moins cher que réagir à J-2. Voici deux checklists opérationnelles et un process mensuel pour maintenir tes dossiers formateurs à jour sans paniquer.
Checklist
Formateur interne (salarié)
Pour chaque formateur salarié, tu dois pouvoir sortir instantanément :
CV à jour (moins de 12 mois) avec expérience détaillée et formations suivies
Fiche d’évaluation des compétences actualisée annuellement (compétences métier + pédagogiques)
Plan de développement des compétences individuel (formations prévues/réalisées, certifications)
Entretiens professionnels annuels documentés (obligatoire pour tout salarié)
Preuves de formations suivies dans l’année (attestations, certificats, factures)
Retours apprenants sur ses animations (évaluations à chaud + retours à froid si dispo)
Fréquence de mise à jour : annuelle minimum. Idéalement à la date anniversaire du formateur ou en janvier.
Checklist
Intervenant externe (prestataire)
Pour chaque intervenant externe, tu dois pouvoir sortir instantanément :
CV à jour (moins de 12 mois) + copie diplômes et certifications pertinentes
NDA valide (copie du récépissé de déclaration d’activité DREETS)
Contrat de prestation signé pour chaque intervention ou contrat-cadre annuel
Attestation Qualiopi si intervention sur action CPF (sauf micro-entrepreneur < 77 700 EUR)
Évaluation initiale des compétences formalisée (grille d’évaluation remplie avant première intervention)
Évaluations régulières documentées (retours apprenants + bilan annuel avec l’intervenant)
Bilan / feedback post-intervention (systématique après chaque prestation)
Preuves de mise à jour compétences (formations suivies, certifications renouvelées, veille documentée)
Fréquence de mise à jour : annuelle pour le dossier global. Vérification NDA/Qualiopi à chaque nouvelle intervention CPF.
Process mensuel : 30 min pour rester à jour
La vraie astuce, c’est pas de tout faire d’un coup avant l’audit. C’est d’en faire un peu tous les mois.
Planning recommandé
Semaine 1
Vérifie 1 formateur interne. CV à jour ? Entretien annuel dans l’agenda ? Plan de formation respecté ?
Semaine 2
Vérifie 2 intervenants externes. Contrats signés ? NDA valides ? Qualiopi OK si CPF ?
Semaine 3
Traite les retours apprenants du mois. Analyse. Documente. Partage aux formateurs concernés.
Semaine 4
Mets à jour le tableau de suivi général. Anticipe les expirations NDA/Qualiopi dans les 3 mois.
Outils simples :
30 minutes par mois. C’est tout. Ça suffit pour maintenir 10-15 formateurs à jour et ne jamais revivre la panique de J-2.
Le remède tient en trois choses : un tableau, des contrats à jour, et 30 minutes par mois de suivi. C’est tout.