Owlic App : les nouveautés du mois de février 2026

Préparer une convention, c’est souvent trois onglets ouverts : le dossier, un traitement de texte, l’outil de signature. Et chaque info passe de l’un à l’autre à coups de copier-coller.

En février, on s’est attaqué à ces allers-retours. Pourquoi ? Chaque minute passée à recopier une info d’un outil à l’autre, c’est une minute en moins pour tes apprenants et une opportunité d’erreur en plus.

Voici ce qui a changé ce mois-ci, et ce qui arrive ensuite.

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Ta convention n’a plus besoin de trois onglets

Une convention reprend surtout des informations que ton dossier contient déjà : la durée, le lieu, les prérequis, les frais. Les retaper, c’est du temps perdu, et une faute de frappe qui finit sous les yeux de ton client au moment de signer.

Ce qui change concrètement pour toi

• Un document déjà rempli : durée calculée depuis tes modules, lieu, prérequis, frais détaillés et TVA arrivent tout seuls.
• Une convention par entreprise bénéficiaire : chacune reçoit la sienne, avec ses propres informations.
• Les représentants vite renseignés : nom et fonction de chaque partie, avec l’e-mail de ton organisme déjà proposé.
• Une mise en page revue : titres plus lisibles, intitulé mis en avant, typographie Owlic, lien cliquable vers tes conditions générales de vente.
• Un aperçu à part : la convention s’affiche dans un nouvel onglet, pour la relire tranquillement (le seul dont tu auras besoin).
• La signature pilotée depuis Owlic : envoi via EduSign ou Documenso, puis un bouton « Vérifier le statut de la convention ».
• Un e-mail en fin de circuit : la notification « Convention signée » part quand plus personne n’est attendu.
• Un lien de partage qui expire : pour montrer la convention à quelqu’un sans compte Owlic, valable 72 heures, ou 7 jours une fois signée.

Pourquoi une durée limitée ? Parce qu’une adresse oubliée dans une boîte mail n’a pas à donner accès indéfiniment à ta convention.

La génération des conventions est ouverte en avant-première, sur simple demande. Tu veux en être ? Un e-mail suffit, on l’active pour ton organisme.

Ton devis part dans ton outil de facturation préféré

Le prix d’une formation se construit dans l’étape Tarifs de ton dossier. Le réécrire ensuite ailleurs, ligne par ligne, c’est faire deux fois le même travail. Et c’est s’exposer à des erreurs de copier-coller.

Pour le moment, on prend en compte Qonto et Pennylane, les deux plus utilisés par les organismes qu’on a interrogés. Libre à toi de nous dire si tu utilises un autre logiciel de facturation.

• Un bouton « Créer un devis » : dans l’étape Tarifs, il envoie tes lignes de frais et ta remise éventuelle.
• Une confirmation immédiate : le numéro s’affiche, avec un lien « Voir le devis » pour l’ouvrir aussitôt.
• Pas de fiches en double : plusieurs devis pour la même entreprise réutilisent celle qui existe déjà.
• Rien ne part à moitié rempli : sans ligne de frais ni entreprise identifiée, Owlic t’arrête avant de créer quoi que ce soit.
• Branché en février : Qonto, Pennylane. Que demande le peuple ?
• Pour t’en servir, connecte ton compte depuis la page Intégrations.

La page Intégrations n’attend plus d’activation

C’est elle qui branche Owlic à tes outils de signature et de facturation. On la gardait derrière une activation au cas par cas, (tests oblige) mais ça bloquait les devis et les conventions pour rien.

Maintenant c’est :

• Accessible depuis le menu : pour les administrateurs et propriétaires de chaque organisation, sans démarche.
• Deux familles d’outils : Qonto et Pennylane pour la facturation, EduSign et Documenso pour la signature.
• Tes réglages retrouvés : en rouvrant la configuration d’un outil, tes paramètres de connexion sont déjà là.
• Des libellés harmonisés : et avec leurs accents (oui, certains manquaient).

D’autres outils figurent déjà dans la liste, avec la mention « Bientôt disponible ».

Facturation : on a resserré les boulons

En janvier, on présentait la période d’essai de 14 jours, le changement d’abonnement et la TVA automatique. Un nouveau système de facturation, ça se rode : février a servi à corriger ce que l’usage a fait remonter.

Ce qui s’améliore pour toi :

• Un paiement plus rapide à mettre en place : le nom et l’adresse de ton organisme sont déjà remplis.
• La TVA bien appliquée : elle se calcule à partir de ton adresse, comme annoncé.
• Plus de fenêtre surprise pendant l’essai : « Activez votre système de facturation » pouvait s’afficher dès l’inscription. Plus durant tes 14 premiers jours.
• Ta date de fin d’essai en clair : elle apparaît sur ta page de facturation.
• Un moyen de paiement à reprendre : si son enregistrement s’est interrompu, un écran te guide pour aller au bout.
• L’e-mail de bienvenue livré : « Votre période d’essai de 14 jours commence » ne partait pas toujours. C’est réparé.
• Des e-mails d’essai redessinés : icônes sobres à la place des émojis, ton plus posé, lecture soignée en mode sombre.
• Au plus près du réel : dès qu’une convention est entièrement signée, ses apprenants rejoignent automatiquement ton suivi d’utilisation.

Formateurs et bénéficiaires : les grains de sable retirés

T’as peut-être croisé le message « Un formateur avec cet email existe déjà » en ajoutant une personne que tu connaissais bien. Ce genre de blocage met un dossier à l’arrêt pour une raison qui n’a rien à voir avec ta formation.

Ce qui change concrètement pour toi ;

• Un intervenant déjà connu, sans message d’erreur : tu le rattaches à une nouvelle action directement.
• Une adresse, plusieurs organismes : la même personne peut intervenir chez chacun avec son e-mail habituel.
• Toi aussi, si besoin : administrateur de ton compte, tu peux t’ajouter comme formateur.
• Deux onglets nets : l’un pour retrouver un intervenant existant, l’autre pour en déclarer un nouveau.
• Les bénéficiaires professionnels au bon endroit : ils atterrissaient parfois sous « Particulier », ou pas tous. Leur entreprise est désormais bien rattachée.
• Les prérequis toujours gardés : ceux d’un programme pouvaient se perdre à l’enregistrement. Plus maintenant.

Les détails qu’on ne remarque que quand ils cassent

Ce qui s’améliore pour toi :

• Les apostrophes ne sont plus suspectes : « l’organisation » ou « d’augmenter » passaient parfois pour du contenu malveillant.
• Des refus expliqués : quand un texte est vraiment bloqué, le message dit pourquoi, en français courant.
• Un affichage qui ne saute plus : menu utilisateur, barre latérale et tableau de bord restent stables au chargement.
• Des correctifs de sécurité appliqués : ceux des briques sur lesquelles Owlic repose (invisible pour toi, et c’est tout l’intérêt).

Ce qui arrive bientôt

Tes propres modèles de documents

Chaque organisme a sa façon de rédiger une convention ou un contrat. Un modèle figé finit par être réécrit à côté, et on retombe dans le copier-coller.

• Une base Owlic à adapter : convention et contrat de formation, que tu personnalises à ton organisme.
• Des champs qui se remplissent seuls : nom de l’apprenant, dates, montants.
• L’historique de tes modifications : pour revenir à une version précédente si besoin.

C’est en cours de développement. Ça n’est pas encore accessible.

Des liens directs vers une étape de dossier

Pour montrer le programme ou les tarifs d’un dossier à un collègue, il faut aujourd’hui lui expliquer où cliquer. Bientôt, le lien de l’étape suffira : il ouvrira directement la bonne fenêtre, et le bouton retour du navigateur la refermera.

Ça arrive, mais ça n’est pas encore accessible.

Les documents légaux des formateurs

On l’annonçait en janvier : les fondations sont posées pour suivre cinq pièces, de l’attestation de vigilance au contrat à durée déterminée, avec leurs dates d’expiration. Une pièce périmée se découvre rarement au bon moment. Reste à construire l’écran pour les déposer, et les relances automatiques quand l’une d’elles approche de son échéance ou manque à l’appel.

C’est en cours de développement. Ça n’est pas encore accessible.